(19) 3546-3727






R. Treze de Maio, 303 - Centro | Cordeirópolis-SP

Processos organizacionais avançados e excelência em gestão destacam Tabelião de Notas e Protesto de Cordeirópolis/SP

Os Cases de Sucesso divulgados pela SiplanControl-M homenageiam os clientes que realizam gestões positivamente diferenciadas em seus Cartórios e destinam grande empenho pessoal e de suas equipes para abrilhantar os serviços Notariais e Registrais no país. Esta edição destaca a Tabeliã Dra. Gladys Caltram, do Tabelião de Notas e Protesto de Letras e Títulos de Cordeirópolis-SP.

Uma cidade de 23 mil habitantes no interior do estado de São Paulo possui um dos cartórios mais modernos de toda região, incluindo importantes metrópoles. Com oito colaboradores, o do Tabelião de Notas e Protesto de Letras e Títulos de Cordeirópolis, é exemplo de eficácia desde outubro de 2011, quando a Tabeliã, Dra. Gladys Caltram assumiu a serventia.

Isso porque, assim que assumiu, Dra. Gladys priorizou a tecnologia para ajudá-la na eficiência de todos os processos, contando também com o currículo do Tabelião Substituto, Antônio José Caltram, que possui 25 anos de experiencia no mundo corporativo, levando conceitos de gestão empresarial para o cartório.

O resultado desta parceria foram mudanças desde o layout da serventia – que ganhou nova fachada, acomodações ao público, atendimento prioritário e sistema de senhas, até a implantação do 5S que institui sensos de utilização, ordenação, limpeza, saúde e autodisciplina, e do PDCA, ferramenta de gestão de qualidade que permite controlar processos dentro da serventia, utilizado por todos os membros da equipe que podem opinar, dar sugestões e se responsabilizar por metas de melhoria contínua. A serventia conta também com declaração de sua ideologia, que engloba missão, visão e valores e também um Código de Conduta do Cartório.

“A parte administrativa é muito importante para ajudar no fluxo das atividades, promoves satisfação para o cliente e para o público interno, garantir profissionalismo e melhoria contínua, deixando a Tabeliã com maior liberdade para focar suas ações na segurança jurídica e no cumprimento dos prazos”, garante Antônio.

Com o PDCA implantado no Cartório, a equipe também consegue analisar anseios do público, colocando em prática diversas necessidades relatadas, inclusive por meio de um caixa de sugestões e de pesquisas de satisfação, disponíveis a qualquer pessoa que visita o Cartório. Tamanha excelência pode ser constatada no crescimento de número de clientes, que aumentou consideravelmente desde que a Tabelia assumiu a serventia.

Além disso, para que a equipe esteja sempre bem informada e capacitada, o Cartório oferece cursos e treinamentos constantes. “Os processos organizacionais e a qualidade no atendimento fizeram com que as pessoas voltassem os olhos pra cá”, afirma Dra. Gladys. Prova disso foi o Prêmio recebido em novembro de 2013 pela Associação de Notários e Registradores do Brasil (ANOREG) pela aplicação de critérios de excelência na gestão.

Equipe do Tabelião de Notas e Protesto de Letras e Títulos de Cordeirópolis-SP

“Temos grande proximidade com nosso público, pois acreditamos que a forma de atender uma pessoa deve ser cuidadosa, afinal, ela pode estar confiando em nós o único bem que ela conseguiu em toda vida.”, complementa a Tabeliã. Além disso, o Cartório está sempre interagindo com as Associações e atento aos novos Provimentos e Normas publicados.

Para o futuro, as aspirações são muitas: a construção da nova sede, cujo terreno já foi adquirido, a implantação de certificado digital e do Editor de Escrituras, em fase de teste e finalização. A constatação é que, no Tabelião de Notas e Protesto de Letras e Títulos de Cordeirópolis, a expressão “parado no tempo” está fora de cogitação.